Wie Sie Unterlagen sicher und platzsparend aufbewahren
Wir haben Sie bereits 2018 über die Anforderungen an die digitale Aufbewahrung von Belegen und Papieren informiert. Diese sind in den - wie es im Behördendeutsch heißt - "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) beschrieben.
Da sich auch im Rechnungswesen und der Buchhaltung viel technisch geändert hat, wurde die GoBD angepasst (siehe Scheiben des Bundesministerium der Finanzen vom 7. Juli 2019 - leider wurde das Schreiben gleich nach dem Erscheinen dieses Beitrags zurückgezogen, um interne Abstimmungen im Ministerium zu ermöglichen).
Daher: Es soll demnächst auch mobiles Scannen erlaubt sein, also das Abfotografieren von Belegen beispielsweise mit einem Smartphone (Randziffer 130).
Das Speichern in der Cloud soll dann ebenfalls möglich sein. Gemäß Randziffer 140 kann auf die Aufbewahrung der Papierbelege verzichten, wenn diese nicht zwingend im Original aufzubewahren sind.
Werden digitale Belege in ein anderes Datenformat umgewandelt, dann müssen beide Versionen aufbewahrt werden, und zwar mit demselben Index. Die umgewandelte Version muss als solche gekennzeichnet werden. Nach der Neufassung unter bestimmten Voraussetzungen darauf verzichten, die Ursprungsfassung aufzubewahren. Dabei muss das Dokument inhaltlich und bildlich unverändert bleiben und der Konvertierungsprozess muss (nachprüfbar) dokumentiert werden. Außerdem darf der Datenzugriff der Finanzverwaltung nicht eingeschränkt werden.
Papiere und Belege digital archivieren
Wie Sie Ihre steuerlich relevanten Belege digital archivieren können, haben wir Ihnen in unserer News vorgeschlagen.