Im Durchschnitt 26 berufliche E-Mails an einem Tag
E-Mails gehören fest zu unserem Arbeitsalltag – laut einer repräsentativen Befragung im Auftrag des Digitalverbands Bitkom aus 2021 gehen täglich 26 Mails in jedem beruflichen Postfach in Deutschland ein.
Nur wenige Berufstätige haben eine Strategie für die Bearbeitung ihrer digitalen Post
Die meisten Menschen arbeiten von oben nach unten (oder von unten nach oben) die neu eingegangenen Mails ab. Einige haben in ihrem E-Mail-Programm Ordner für die Ablage eingerichtet, aber nur wenige Menschen haben ein System, Mails zu bearbeiten.
Es gibt unterschiedliche Strategien fürs Handling und den optimalen Umgang mit der Mail-Flut..
Zeitblöcke zur Bearbeitung Ihres Postfachs
Nehmen Sie sich zwei oder drei Mal am Tag gezielt Zeit, um Ihre E-Mails zu bearbeiten. So wird Ihre Tätigkeit nicht immer unterbrochen, Sie antworten aber trotzdem zeitnah. Sie antworten nicht immer, wenn eine neue Nachricht eintrudelt. Auch während des Zeitblocks eingehende neue Nachrichten werden erst im nächsten Zeitblock beantwortet.
Sortieren und Bündeln der eingegangenen Mails
Bei BER-IT haben wir gute Erfahrungen mit dem Sortieren oder Bündeln der eingegangen Post gemacht: Nicht nach Dringlichkeit, Absender*in sondern nach der Handlung oder die Aktion, die auf die Mails erfolgen soll und die Sie dann ergreifen.
Dafür legen Sie in Ihrem E-Mail-Eingang Ordner an - wie viele und welche ist selbstverständlich auch von der Art Ihres Arbeitsplatzes und dem Inhalt Ihrer Tätigkeit abhängig. Am Anfang des E-Mail-Bearbeitung-Zeitblocks werden die Mails in die Ordner gelegt.
Empfohlen werden beispielsweise folgende Ordner
- ANTWORTEN
Hier kommen alle E-Mails herein, die Sie beantworten müssen. - TERMINE
Hierhin werden die E-Mails, die im Kalender eingeplant werden müssen, geschoben. - CC / KONTROLLE
E-Mails, bei denen Sie im CC stehen - AUFGABEN
Alle E-Mails mit konkreten Aufgaben, die von Ihnen erledigt werden müssen. Einige Menschen bevorzugen diese dann in eine To-do-Liste aufzunehmen (wir machen das beispielsweise mit handgeschriebenen Tages-Listen). - WEITERLEITEN
Hier sortieren Sie Mails hin, die an Kolleg*innen weitergeleitet werden müssen oder die von Ihnen in andere Kommunikationskanäle oder in andere Systeme übertragen werden müssen.
In dem Zeitfenster, welches Sie sich für die Bearbeitung gesetzt haben, sortieren Sie also zunächst alle E-Mails in die entsprechenden Ordner. Im Anschluss arbeiten Sie dann die Ordner der Reihe nach ab. Das sorgt für eine effizientere Arbeitsweise. Sie bleiben dann auch immer in einem bestimmten Modus, beim Antworten im "Antwort-Modus". Durch die Bündelung müssen Sie auch nicht ständig alle anderen Programme und Tools (Kalender, andere Kanäle usw.) geöffnet haben.
Probieren Sie es aus!